Zahlungsavis mit EDI

EDIFACT-gestütztes Zahlungsavis

Informationen der Global EDI GmbH über effektives Zahlungsavis für kleine und mittlere Handelsunternehmen.

Details
Leitfaden EDI Zahlungsavis

Zahlungsavis

Zahlungsavis = Zahlungsankündigung = Überweisungsankündigung

Mit einem Zahlungsavis informiert der Absender den Empfänger über eine Überweisung. Neben dem Betrag enthält ein typischer Zahlungsavis Informationen über die offenen Posten, die ausgeglichen werden sollen. Abzüge zu den offenen Posten werden ausgewiesen. Es können auch Beträge für Belastungsanzeigen enthalten sein.

Ein Zahlungsavis macht immer Sinn, wenn mit einer Überweisung mehrere offene Posten ausgeglichen werden (Sammelüberweisung).

Trends: Einkaufsverbände, Zentralregulierer und Konzerne senden Zahlungsavise, wenn sie eine hohe Anzahl von offenen Posten mit einer Überweisung ausgleichen.
In den Informationen der Zahlungsavis sind detaillierte Angaben zu Abzügen je offener Posten enthalten. Zusätzliche Belastungen z. B. wegen Rücksendungen werden auch mitgeteilt.

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Zahlungsavis per EDI

Zahlungsavis als EDIFACT Nachricht

REMADV = Remittance Advice

Die Informationen eines Zahlungsavises können in dem Format EDIFACT strukturiert übermittelt werden. Eine REMADV-Nachricht bezieht sich auf einen Überweisungsbetrag und übermittelt die Angaben über die offenen Posten, die Abzüge und kann zusätzlich Belastungen anzeigen.

Zahlungsavis als CSV- oder Excel-Datei

Eine weitere Möglichkeit den Inhalt eines Zahlungsavises strukturiert zu übertragen ist die Aufbereitung als Zeilen-orientierte CSV- oder Excel-Datei. Wichtig ist hierbei, dass die Anordnung der Felder immer gleich ist, damit die Informationen automatisch eingelesen werden können.

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EDIFACT Prozess

  • ORDERS = Bestellung
  • DESADV = Despatch Advice = Lieferavis
  • INVOIC = Rechnung
  • REMADV = Remittance Advice = Zahlungsavis

EDIFACT Prozess Schaubild EDIFACT Prozess

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EDI Zahlungsavis

Vorteile:

  • Große Datenmengen von Beträgen und Nummern von offenen Posten, Abzügen und Belastungen können automatisch eingelesen werden.
  • Die Buchungsverarbeitung kann automatisiert werden.
  • Je größer die Anzahl der offene Posten in dem Zahlungsavis ist, desto mehr Arbeitszeit kann durch eine Automatisierung eingespart werden.

Nachteile:

  • Der Großkunde muss in der Lage sein strukturierte Daten zu erzeugen. Ein einfacher Druck reicht nicht aus.
  • Die Buchhaltungssoftware benötigt eine entsprechende Import-Funktion.
  • Die Import-Funktion muss auch komplexe Informationen wie mehrere Abzüge und Belastungen verarbeiten können.
  • In der Regel ist auch ein Konverter notwendig, der die unterschiedlichen Kunden-Formate in das Inhouse-Format umwandelt.

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REMADV Prozess

Die kundenspezifische Avis Datei wird von einem Konverter zuerst in das Inhouse-Format der Buchhaltungssoftware gewandelt.

Danach wird in der Buchhaltung die Import-Funktion mit den Buchungen der offenen Posten und den Verbuchungen der Abzüge und Belastungen ausgelöst.

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EDI, Digitalisierung und Logistik Consulting

Das Global EDI Team bietet:

  • Beratung rund um EDI, E-Commerce, Logistik und Digitalisierung
  • Erstellung von EDI-Guidelines, Konzepten und Lösungen
  • Schulungen und Anpassungen
  • Installation und Programmierung von Kommunikationskomponenten
  • Installation von EDI LINE, CAR LINE und TRADE LINE
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